Это не только составление сценария (дизайна) стратсессии.
Когда составлен перечень вопросов, иногда оказывается, что у группы не хватает экспертизы для того, чтобы ответить на некоторые из них.
Скажем, надо знать определённые показатели работы конкурентов, и это важно. А мы не знаем. Или нужно уметь строить бизнес-модели разными способами. А люди этого не умеют.
Тогда в ходе подготовки нужно ещё, чтобы команда до стратсессии приобрела нужный уровень компетенции.
Что это может быть? Тренинги со специалистами или самостоятельная подготовка - например, кто-то в отделе маркетинга собирает информацию о рынке, о конкурентах, о трендах.
В процессе подготовки важно определить степень готовности группы к решению задач.
Тут действует эффект Даннинга-Крюгера - между уровнем уверенности и компетентности есть взаимосвязь.
Первый этап - маленький отрезок, когда люди что-то знают, но ещё не слишком самоуверенны. Когда человек только начинает в чём-то разбираться.
Второй этап - люди кое-что знают в предметной области - достаточно мало. И они не успели нафакапить. У них появляется понятная для них картинка и колоссальная самоуверенность в принятии решений. Они считают, что всё понимают.
Третий этап самый длинный - это падение самоуверенности (то, что называют "ямой сомнений"), а потом люди начинают постепенно набираться опыта. У них становится больше и сделанных ошибок, и экспертизы.
А вот на четвёртом этапе больше и уверенности, и профессионализма.
В зависимости от того, где находится группа относительно тех задач, которые надо решать на стратсессии (что определить тоже не совсем просто), надо использовать разные инструменты работы с группой.
На самом первом этапе группу надо обучать - провести семинары или тренинги, связанные со стратегическим планированием в принципе, чтобы они просто въехали в эту тему.
На втором этапе, на "пике самоуверенности", люди, как правило, провели пару успешных стратегических сессий, получили результаты и считают себя асами стратегического планирования. Часто это потому что всё удачно сложилось.
Тут надо максимально продемонстрировать, как много бывает факапов. То, чего команда может не знать на личном опыте. Чтобы немного уменьшить эту зашкаливающую самоуверенность. Дальше надо обсудить возможные риски - потому что они, как правило, не понимают, что они есть. И обсудить, как с этими рисками работать.
На третьем этапе хорошо работают коучинг и фасилитация, нужно больше спрашивать у участников - с какими проблемами сталкиваются и почему, с точки зрения сотрудников, эти проблемы появились. что надо, чтобы не повторились? Здесь в целом не нужна внешняя экспертиза.
На четвёртом этапе люди, как правило, сами говорят, чтобы ведущий был только фасилитатором. Таких команд достаточно мало. Меньше 10% от всех заказов. Работать с ними - колоссальное удовольствие. А ещё у них глубокий уровень саморефлексии. Они рефлексируют даже о самом процессе принятия решений.
Итого, чтобы подготовиться к сессии, нужно:
- узнать, на каком этапе наша группа, обладает ли она достаточной экспертизой для принятия нужных решений,
- создать дизайн или сценарий сессии
Иногда нужно ещё дополнительно провести тренинг или другим способом повысить экспертизу группы.